Wenn in Meetings über „Digitalisierung“ gesprochen wird, denken viele zuerst an Marketing, Vertrieb oder Produktion. Das Backoffice – also Rechnungswesen, Einkauf und HR – läuft oft noch mit Excel-Listen, E-Mail-Anhängen und handgestrickten Workarounds. Genau hier liegen aber häufig die größten, schnell realisierbaren Effizienzhebel.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie Prozessautomatisierung im Backoffice pragmatisch angehen: vom ersten Überblick über Ihre Prozesse bis hin zu konkreten Automatisierungen in Rechnungswesen, Einkauf und HR. Ohne Buzzwords, ohne Mammutprojekt – dafür mit klarer Schritt-für-Schritt-Struktur und konkreten Checklisten.
Warum sich Prozessautomatisierung im Backoffice (fast) immer lohnt
Die meisten mittelständischen Unternehmen kämpfen im Backoffice mit ähnlichen Problemen:
- Rechnungen, die „irgendwo im Umlauf“ hängen
- Manuelle Datenerfassung mit Tippfehlern und Doppelarbeit
- Urlaubsanträge und Spesenformulare als PDF oder Excel-Anhang
- Einkaufsfreigaben, die per E-Mail oder Telefon „irgendwie geklärt“ werden
Die Effekte sind messbar:
- Zahlungsziele werden verschenkt oder Skonti nicht genutzt
- Mitarbeitende verbringen Stunden pro Woche mit Suchen, Nachfragen und Nachpflegen
- Führungskräfte haben keine verlässlichen, aktuellen Zahlen
In Projekten mit mittelständischen Kunden sehe ich immer wieder: Bereits mit einfachen Automatisierungen lassen sich im Backoffice 20–40 % Bearbeitungszeit pro Vorgang einsparen – ohne Personalabbau, einfach durch bessere Abläufe. Gleichzeitig steigt die Qualität der Daten und die Transparenz für die Führung.
Was bedeutet Prozessautomatisierung im Backoffice konkret?
Prozessautomatisierung heißt nicht, dass „Roboter alles übernehmen“ oder Sie sofort ein großes ERP-Projekt starten müssen. Im Kern geht es um drei Dinge:
- Standardisieren: Klare, einheitliche Abläufe und Regeln definieren („Wie läuft eine Rechnung immer ab?“)
- Digitalisieren: Medienbrüche eliminieren (kein Papier, keine Mehrfacherfassung, keine Schatten-Excel)
- Automatisieren: Wiederholbare Entscheidungen und Schritte durch Systeme abbilden (Workflows, Regeln, Schnittstellen)
Typische Technologien sind dabei:
- Workflow-Tools (z. B. Freigabe-Workflows für Rechnungen oder Bestellungen)
- Dokumentenmanagement mit OCR (automatisches Auslesen von Rechnungsdaten)
- RPA (Robotic Process Automation) für einfache Klick- und Übertragungsaufgaben
- Self-Service-Portale für Mitarbeitende (z. B. Urlaubsanträge, Stammdatenänderungen)
- Schnittstellen zwischen Systemen (z. B. Einkaufssystem → ERP → Finanzbuchhaltung)
Wichtig: Technologie ist nur das Werkzeug. Die Musik spielt in der Prozessgestaltung.
Wo fangen Sie an? Die drei größten Hebel im Backoffice
In 8 von 10 Projekten starten wir in einem dieser drei Bereiche, weil hier schnell messbare Effekte entstehen:
Rechnungswesen: Vom Rechnungseingang bis zur Zahlung
Typischer Ist-Zustand: Rechnungen kommen per Post und E-Mail, werden ausgedruckt, gestempelt, unterschrieben, gescannt und manuell in die Buchhaltung übertragen. Freigaben hängen an Personen („Der Geschäftsführer muss alles sehen“) statt an Beträgen und Regeln.
Konkrete Automatisierungsschritte:
- Zentraler digitaler Rechnungseingang (eine E-Mail-Adresse, ein Eingangskanal, kein Papier)
- OCR-Erkennung der Rechnungsdaten mit automatischer Zuordnung zu Lieferanten
- Regelbasierte Workflows für Freigaben nach Betrag, Kostenstelle, Lieferant
- Automatische Buchungsvorschläge auf Basis von Stammdaten und FiBu-Konten
- Skonto- und Fälligkeitsmanagement mit Erinnerungen und Priorisierung
Erfahrungswert aus einem Projekt (180 Mitarbeitende, Industrie):
- Bearbeitungszeit pro Eingangsrechnung von ca. 12 Minuten auf 5 Minuten reduziert
- Skontonutzung von 40 % auf 85 % gesteigert
- Transparenz: Jederzeit Übersicht, welche Rechnungen in welchem Freigabeschritt hängen
Einkauf: Von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung
Viele Unternehmen haben zwar Einkaufsrichtlinien, aber in der Praxis läuft viel über „kurze Wege“: E-Mail an den Einkauf, Anruf beim Lieferanten, nachträgliche Genehmigung. Dadurch verlieren Sie Verhandlungsmacht, Transparenz und Budgetkontrolle.
Typische Automatisierungsschritte:
- Digitale Bedarfsanforderung durch Fachabteilungen (statt E-Mail oder Excel)
- Standardisierte Freigabegrenzen nach Betrag, Kostenstelle und Warengruppe
- Kataloge und Rahmenverträge digital verfügbar (Mitarbeitende wählen aus, statt „neu anzufragen“)
- Automatische Bestellungserstellung und Übermittlung an Lieferanten
- Abgleich Bestellung <→ Lieferschein <→ Rechnung mit automatischen Prüfregeln
Ein Praxisbeispiel aus einem B2B-Dienstleister (ca. 70 Mitarbeitende):
- Einführung eines einfachen E-Procurement-Tools nur für indirekten Einkauf (IT, Büromaterial, Dienstleistungen)
- Über 60 % der Bestellungen laufen nach 6 Monaten vollautomatisch durch
- Einsparungen v. a. durch:
- bessere Bündelung bei weniger Lieferanten
- klarere Preis- und Vertragsübersicht
- deutlich weniger Rückfragen und Nacharbeiten
HR: Vom Onboarding bis zur Stammdatenpflege
HR-Abteilungen ersticken oft in Routineaufgaben: Formulare prüfen, Daten in Systeme übertragen, Rückfragen zu Urlaub, Bescheinigungen, Adressänderungen. Genau hier ist Automatisierung besonders dankbar.
Typische Ansatzpunkte:
- Digitales Onboarding: Checklisten, automatische Aufgaben für IT, Vorgesetzte und HR
- Self-Service für Mitarbeitende: Urlaubsanträge, Adressänderungen, Dokumentenabruf (Lohnabrechnungen)
- Standardisierte Workflows für Vertragsänderungen, Beförderungen, Austritte
- Digitale Personalakte mit klaren Berechtigungen
Ein Beispiel aus einem Handelsunternehmen (ca. 250 Mitarbeitende, mehrere Standorte):
- Digitales Onboarding eingeführt mit festem Ablauf (Vertrag → IT → Arbeitsplatz → Einweisung)
- Durchlaufzeit onboardingrelevanter Aufgaben von im Schnitt 10 Tagen auf 3 Tage verkürzt
- „Vergessene“ Punkte (z. B. fehlende Berechtigungen am ersten Arbeitstag) nahezu auf 0 reduziert
Schritt-für-Schritt-Vorgehen: So planen Sie Ihr Automatisierungsprojekt
Der größte Fehler ist, „ein Tool zu kaufen“ und dann zu hoffen, dass sich die Prozesse schon fügen. Drehen Sie die Reihenfolge um: erst Klarheit, dann Technik.
Empfohlene Vorgehensweise in fünf Schritten:
- 1. Prozesse aufnehmen und priorisieren
- Welche Backoffice-Prozesse kosten heute am meisten Zeit?
- Wo passieren die meisten Fehler oder Rückfragen?
- Wo gibt es bereits digitale Inseln (Excel, Access, eigene Tools), die heute zum Engpass werden?
- 2. „Soll-Prozess light“ definieren
- Wie müsste der Prozess im Idealfall laufen – ohne an ein konkretes Tool zu denken?
- Wo sind zwingende Prüfungen und wo nur „nice to have“?
- Welche Entscheidungen können regelbasiert erfolgen (z. B. Freigabe bis 1.000 € automatisch)?
- 3. Anforderungen an Tools ableiten
- Welche Schnittstellen sind notwendig (ERP, FiBu, HR-System)?
- Brauchen Sie ein spezialisiertes Tool oder reicht eine Workflow-Lösung auf bestehender Plattform (z. B. Microsoft 365)?
- Welche Compliance-Anforderungen (GoBD, DSGVO, Aufbewahrungsfristen) gelten?
- 4. Pilotprozess auswählen und umsetzen
- Starten Sie mit einem Prozess mittlerer Komplexität, aber hohem Volumen (z. B. Eingangsrechnungen, Urlaubsanträge)
- Beteiligen Sie 3–5 „Power User“ aus dem Fachbereich frühzeitig am Design
- Testen Sie mit echtem Datenmaterial, nicht nur mit Musterfällen
- 5. Messen, nachschärfen, ausrollen
- Definieren Sie vorab Kennzahlen (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Skontonutzung)
- Planen Sie bewusst 2–3 Iterationsschleifen nach dem Go-Live ein
- Erst wenn der Pilot stabil läuft: Übertragung auf weitere Prozesse
Checkliste: Sind Ihre Prozesse bereit für Automatisierung?
Bevor Sie in Technik investieren, sollten Sie klären, ob Ihre Prozesse grundsätzlich automatierbar sind. Gehen Sie die folgenden Punkte für jeden Prozess durch:
- Der Prozess hat ein klares Start- und Endereignis (z. B. „Rechnung geht ein“ bis „Rechnung bezahlt“).
- Die notwendigen Entscheidungen lassen sich in Regeln fassen (z. B. „Betrag < 500 €: Teamleiter, > 500 €: Bereichsleiter“).
- Die Rollen und Verantwortlichkeiten sind eindeutig (wer prüft was, wer gibt frei?).
- Es gibt wiederkehrende Standardfälle mit ähnlichem Ablauf (keine 100 % Einzelfälle).
- Die notwendigen Daten liegen strukturiert vor oder können strukturiert erfasst werden.
- Es existieren dokumentierte Richtlinien oder diese können schnell nachgezogen werden.
Wenn Sie mehr als zwei der Punkte mit „Nein“ beantworten, ist Ihr erster Schritt nicht Automatisierung, sondern Prozess- und Regelklärung.
Typische Stolpersteine – und wie Sie sie vermeiden
In vielen Projekten sehe ich die gleichen Muster, die den Fortschritt ausbremsen. Ein paar davon können Sie relativ leicht vermeiden:
- „Wir bilden einfach 1:1 den Altprozess digital ab“
- Problem: Sie zementieren alte Ineffizienzen, nur eben „im System“.
- Empfehlung: Nutzen Sie die Einführung, um Überprüfungen, Freigabestufen und Sonderfälle kritisch zu reduzieren.
- Zu viele Sonderregeln
- Problem: Jede Ausnahme bekommt eine eigene Regel, bis niemand mehr durchblickt.
- Empfehlung: Definieren Sie 80-%-Standardfälle und separate Wege für echte Ausnahmen.
- IT-getrieben statt fachbereichsgetrieben
- Problem: Die Fachbereiche „bekommen ein Tool“, statt es mitzugestalten.
- Empfehlung: Fachbereiche definieren Prozess und Anforderungen, IT unterstützt bei Toolauswahl und Integration.
- Kein Change-Management
- Problem: Mitarbeitende verlieren informelle Freiheiten und sind skeptisch.
- Empfehlung: Frühzeitig erklären, warum automatisiert wird, was sich ändert – und was nicht. Schulungen und kurze Video-Guides helfen enorm.
- Zu hoher Perfektionsanspruch
- Problem: Projekt verläuft sich in Detaildiskussionen, Go-Live verzögert sich um Monate.
- Empfehlung: „Version 1.0“ anstreben, bewusst mit 2–3 Optimierungsschleifen nach Start planen.
Praxisnahe Kennzahlen: Wie Sie Erfolg messen
Automatisierung lohnt sich nur, wenn Sie den Nutzen auch nachweisen können. Folgende Kennzahlen haben sich in Projekten bewährt:
- Rechnungswesen
- Durchschnittliche Durchlaufzeit Eingangsrechnung (Eingang bis Zahlungsfreigabe)
- Skontonutzungsquote
- Anteil automatisch gebuchter Rechnungen (ohne manuelle Korrektur)
- Anzahl Rückfragen / Klärfälle pro 100 Rechnungen
- Einkauf
- Anteil Bestellungen, die den definierten Prozess durchlaufen
- Durchschnittliche Bearbeitungszeit von Bedarfsanforderung bis Bestellung
- Anzahl Lieferanten pro Warengruppe (Bündelungseffekt)
- „Maverick Buying“-Quote (Bestellungen außerhalb Prozess / ohne Bestellung)
- HR
- Durchlaufzeit Onboarding (Vertrag unterschrieben bis vollständige Einsatzfähigkeit)
- Anteil Self-Service-Vorgänge (Urlaub, Stammdaten) ohne HR-Beteiligung
- Anzahl manueller Eingriffe in Standardprozesse pro Monat
Mein Rat: Definieren Sie vor Projektstart 3–5 Kennzahlen pro Bereich, erheben Sie eine Ausgangsbasis und planen Sie nach 3, 6 und 12 Monaten einen Soll-Ist-Abgleich ein.
Wie Sie starten, ohne ein „Großprojekt“ zu eröffnen
Viele Führungskräfte haben Respekt vor Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten, weil sie an SAP-Einführungen und mehrjährige Programme denken. Das muss nicht sein. Drei pragmatische Einstiege:
- Quick-Scan im Backoffice
- 1–2 Workshops mit Verantwortlichen aus Rechnungswesen, Einkauf und HR
- Prozesslandkarte grob skizzieren, Top-5-Zeitfresser identifizieren
- Erste Priorisierung nach Aufwand/Nutzen (z. B. einfache 2×2-Matrix)
- Pilotprozess mit vorhandenen Tools
- Prüfen, was Ihre bestehende Systemlandschaft (z. B. Microsoft 365, vorhandenes ERP) bereits an Workflow-Funktionen bietet
- Einen überschaubaren Prozess (z. B. Urlaubsanträge, Bestellanforderungen) damit abbilden
- Externe Unterstützung gezielt nutzen
- Nicht: komplettes Projekt outsourcen
- Sondern: Sparringspartner für Prozessdesign und Toolauswahl, Umsetzung mit internem Projektteam
Wichtig ist, dass Sie Verantwortung klar verankern: Ein Mitglied der Geschäftsleitung oder Bereichsleitung sollte das Thema Prozessautomatisierung im Backoffice explizit als Sponsor übernehmen, mit messbaren Zielen und einem groben Fahrplan für 12–24 Monate.
Wenn Sie diesen Weg strukturiert gehen, wird aus „Wir müssten mal digitalisieren“ ein sehr konkretes Programm, das Monat für Monat spürbare Effizienzgewinne bringt – ohne Ihr Unternehmen in ein IT-Großprojekt zu stürzen.
